Pembelajaran Dari ITB : LKPT Bukan Menyoal Lembaga/Organisasi dan Arsiparis Tetapi Pada Sistem dan Teknologi, 2023

 

Apakah pembentukan LKPT terbentur soal Lembaga/Organisasi? Apakah kalau tidak ada Arsiparis tidak dapat dbentuk LKPT? Apakah harus punya gedung tersendiri pada saat membentuk LKPT? Setelah mendapatkan gambaran mengenai langkah-langkah yang ditempuh Institut Teknologi Bandung (ITB) sepertinya menjadi lebih gamblang bahwa pembentukan LKPT kuncinya bukan terletak pada seperti apa bentuk lembaga/organisasinya, apakah diperlukan sebentuk organsasi sendiri di luar struktur organisasi perguruan tinggi dengan sumber daya tersendiri. Ataukah harus memiliki sejumlah jabatan fungsional arsipairis dengan tingkat jabatan terampil hingga madya baru dapat membentuk LKPT. Ataukah harus ada sebentuk gedung lembaga/organsisasi tersendiri di dalam lingkungan perguruan tinggi baru dapat ditetapkan LKPT. Pada hari Kamis, 16 November 2023 bertempat di ruang rapat pimpinan A Rektorat ITB, Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi, Usep Mulyana S.Sos. MAP. memaparkan perjalanan ITB dalam membentuk LKPT catatan penting sebagai pembelajaran dalam rangka studi tiru minimal adalah sebagai berikut.

1. Pada sat awal dibentuk LKPT hingga saat ini bukan dalam bentuk Lembaga/Organisasi tersendiri di dlingkungan ITB tetapi pada tahun 2010 berada di bawah Direktur Administrasi dan Hukum tepatnya di bawah Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan. Pada tahun 2015 diubah menjadi di bawah Direktur Administrasi Umum dan masih di Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan. Pada tahun 2020 kembali dilakukan perubahan menjadi di bawah Biro Administrasi Umum dan Informasi tepatnya di bawah Kepala Bagian Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan dan Kepala Sub Bagian Kearsipan.

2. Dari sejak dibentuknya LKPT hingga saat ini di jajaran Bagian Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan belum diawaki oleh tenaga fungsional arsiparis namun telah mendapatkan pengakuan bahwa pengelolaan arsip perguruan tinggi yang berjalan dengan baik. Hal ini karena ITB memiliki komitmen yang tinggi terhadap pengelolaan arsip perguruan tinggi dengan fokus pada pengembangan sistem elektronik melalui aplikasi e-office yang sekaligus sebagai sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi. Keterbatasan sumber daya manusia kearsipan mendorong ITB lebih fokus pada pengembangan sistem elektronik keterbatasan sumber daya manusia kearsipan dapat dieliminasi.

3. ITB Bandung bukan perguruan tinggi yang kecil di tanah air ini tetapi pada awal dibentuknya LKPT ruang kearsipan yang dimiliki hanya sebatas ruangan 4 x 6 meter saja, namun karena komitmen yang tinggi dalam hal pengelolaan arsip perguruan tinggi saat ini telah dikembangkan dengan memiliki Record Center dan Depo di kawasan kampus ITB Jatinangor 

Faktor kunci dalam pegelolaan arsip perguruan tinggi yang diamanatkan oleh Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan khususnya arsip perguruan tinggi adalah optimalisasi pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam pengembangan sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi.