Visitasi Lapangan Akreditasi Unit Kearsipan Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta III

 

Visitasi Lapangan Akreditasi Unit Kearsipan Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta III dilaksanakan selama 3 (tiga) hari pada tanggal 19 s.d. 21 Februari 2024. Kegiatan dibuka oleh Direktur Poltekkes Kemenkes Jakarta III, dihadiri oleh 3 orang Tim Asessor dari ANRI, serta para Jajaran Direksi Poltekkes Jakarta III, pendamping dari UK I dan UK II, para Arsiparis UK III, Arsiparis / Pengelola Arsip Unit Pengolah Poltekkes Kemenkes Jakarta dan Kapus Penjaminan Mutu Poltekkes Kemenkes Jakarta III.

Kegiatan pada hari ke 1 : Verifikasi data dukung oleh Tim Asessor kepada para Penanggungjawab dakung aspek-aspek yang di Audit yaitu aspek Penyelenggaraan Kearsipan, Sumber Daya Manusia Kearsipan, Sarana dan Prasarana Kearsipan, dan Organisasi Kearsipan. dilanjutkan dengan visitasi lapangan Ruang Transit Arsip Inaktif Usul Pindah, Ruang Simpan Arsip Digital (Foto dan Video) yang berlokasi di Direktorat Poltekkes Jakarta III di Jalan Jatiwarna Bekasi.

Kegiatan pada hari ke 2 : Visitasi lapangan Record Center Unit Kearsipan III Poltekkes Jakarta III untuk melihat kesesuaian/Standar Gedung Record Center serta Sarpras pendukungnya, Ruang penyimpanan arsip inaktif, arsip vital, arsip digital foto dan video, arsip vital rancang bangun, serta melihat kesesuaian penataan dan penyimpananya, pendaftarannya serta uji petik proses temu balik arsip. Gedung Record Center UK III Poltekkes Jakarta III terpisah dengan Gedung Direktorat (Gedung tersendiri) yang berlokasi Simpan di Jalan Kimia Jakarta Pusat.

Kegiatan pada hari ke-3 : Visitasi lapangan terhadap 5 Unit Pengolah (1 Direktorat dan 4 Jurusan ), untuk melihat implementasi atau kesesuaian pengelolaan arsip aktif pada Unit Pengolah sesuai dengan Peraturan yang berlaku, seperti penyimpanan arsip vital dan metode perlindungan arsip vital (sarpras dan penyimpanannya), penyimpnan arsip aktif beserta sarpras dan layanan peminjamannya, serta jumlah SDMnya. adapun Unit Pengolah yang divisitasi yaitu :

1. UP Direktorat

2. UP Jurusan Keperawatan

3. UP Jurusan Kebidanan

4. UP Jurusan Fisioterapi

5. UP Jurusan Teknologi Laboratorium Medis (TLM)

Hasil temuan oleh para Asessor berupa Rekomendasi akan disampaikan secara resmi pada tanggal 8 Maret 2023, dan selanjutnya akan dilaksanakan Rapat Pleno pada bulan April 2024 (setelah batas akhir perbaikan Rekomendasi).