Penilaian arsip usul musnah secara langsung pada Poltekkes Kemenkes Semarang dilaksanakan tanggal 4 s.d. 6 sept 2024. Kegiatan dibuka oleh Wadir II Dr. Supriyadi selaku Ketua Panitia Penilaian Arsip Usul Musnah, dalam sambutannya beliau menyampaikan bahwa Proses Kegiatan Pemusnahan arsip ini sudah dimulai dari bulan Februari, diawali dari Rakor kearsipan Ditjennakes di Bekasi. Berawal dari rakor tersebut beliau punya komitmen bahwa pemusnahan arsip harus terlaksana di tahun ini, karena Poltekkes semarang belum pernah pemusnahan arsip sama sekali sejak awal berdirinya Poltekkes. Berkat dukungan dari unsur pimpinan serta semangat dari para jabfung akhirnya kegiatan penilaian ini dapat terlaksana. Proses kegiatan ini lumayan panjang diawali dengan Sosialisasi Penyusutan Arsip, dilanjutkan dengan pendaftaran arsip inaktif yang dibantu oleh beberapa pegawai dari Badan Arsip Daerah prov jateng, kemudian Pra Penilaian arsip secara daring, kemudian dilanjutkan dengan kegiatan penilaian secara langsung pada hari ini serta dilakukannya verifikasi fisik arsip secara langsung dari arsip yg diusulkan musnah. Dalam sambutannya beliau juga menyampaikan beberapa inovasi kearsipan dari poltekkes semarang yaitu Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (Sikepan) sebagai layanan informasi dan pencarian data arsip yg tercipta secara manual. kemudian yang menjadi target berikutnya dari poltekkes semarang yaitu Akreditasi Kearsipan.
Sambutan berikutnya yaitu dari drg. Widyawati, MKM selaku Arsiparis Ahli Utama Kemenkes. beliau menyampaikan beberapa poin penting diantaranya :
- Ucapan selamat kepada Poltekkes Kemenkes Semarang yang telag memperoleh nilai pengawasan kearsipan diatas 70, sesuai target pengawasan kearsipan kemenkes, dengan nilai UP : 93 dan nilai UK : 88. agar dipertahankan bahkan ditingkatkan.
- Ucapan selamat untuk Poltekkes Kemenkes Semarang, karena ini merupakan kegiatan perdana penilaian arsip usul musnah.
- Pemusnahan tidak boleh berhenti disini, tapi harus berkelanjutan. Rutin minimal setahun sekali.
- Setelah pemusnahan tantangan berikutnya penyerahan arsip statis, dilanjutkan dengan akreditasi kearsipan (saat ini baru 2 upt di lingkungan Kemenkes yg terakreditasi yaitu Poltekkes Surakarta dan Jakarta III), Poltekkes semarang agar menyusul.
- Tantangan berikutnya untuk Poltekkes Kemenkes Semarang yaitu pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT), dimana Poltekkes Kemenkes Semarang bisa mengelola arsip statis sendiri dan pemusnahan arsip sendiri untuk arsip substantif/tri dharma Perguruan Tinggi (tanpa ke ANRI). Saat ini draft pedoman penyelenggaraan kearsipan Poltekkes sedang disusun. Setelah draft pedoman jadi, pilot project yaitu Poltekkes Surakarta dan Jakarta III karena sudah terakreditasi.
kegiatan penilaian ini diikuti oleh Arsiparis dari UK I, UK II dan UK III serta seluruh anggota tim sesuai SK Tim Pemusnahan Arsip Poltekkes Semarang, termasuk didalamnya pimpinan unit pengolah dan Tim Satuan Pengawas Internal Poltekkes. Kegiatan berlangsung selama 3 hari dengan jumlah arsip yg akan dinilai sebanyak 3.620 berkas. Arsip usul musnah Poltekkes Kemenkes Semarang adalah arsip terkait kepegawaian, akademik dan kemahasiswaan, dan umum tahun 2004 s.d 2013 sebanyak 2.620 berkas dengan persetujuan 2.504 berkas. Arsip usul musnah Poltekkes Kemenkes Semarang yang dikeluarkan dari daftar usul musnah sejumlah 116 berkas dengan rincian sebagai berikut berpotensi statis (9 berkas), personal file (107 berkas).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar