Kegiatan Pemusnahan Arsip, Penilaian Arsip Usul Musnah dan Sosialisasi Pelaksanaan Akreditasi Kearsipan pada Poltekkes Kemenkes Denpasar

Poltekkes Kemenkes Denpasar merupakan UPT yang pertama di tahun 2024 telah melaksanakan kegiatan Pemusnahan arsip sebanyak 2 kali di tahun 2024 ini. Dalam kegiatan tersebut terdapat 3 agenda besar yaitu 1) Kegiatan Pemusnahan Arsip yang ke-2. 2) Penilaian Arsip Usul Musnah yang ke-3 dan, 3) Sosialisasi Pelaksanaan Akreditasi Kearsipan pada Poltekkes Kemenkes Denpasar. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada tanggal 20 s.d. 22 November 2024. Ruang lingkup pelaksanaan kegiatan diawali dengan Sambutan dari Direktur Poltekkes Kemenkes Denpasar, Sambutan dari Unit Kearsipan I Kemenkes dan Unit Kearsipan II Kemenkes dilanjutkan dengan Diskusi dan Tanya Jawab, dilanjutkan dengan Pemusnahan arsip, penandatanganan berita acara pemusnahan arsip. Kegiatan berikutnya yaitu Sosialisasi Akreditasi Kearsipan dan selanjutnya kegiatan penilaian arsip usul musnah, meliputi Pembahasan daftar arsip usul musnah, pengecekan retensi arsip yang diusulkan musnah, pembuatan surat pertimbangan tim penilai, pembuatan notulen penilaian arsip dan kesepakatan penilaian serta rencana tindak lanjut.

Rencana Tindak Lanjut Kegiatan Pemusnahan Arsip :
1) UK III Poltekkes Kemenkes akan membuat Laporan Hasil Pemusnahan Arsip dan
menyampaikannya ke ANRI melalui Setditjennakes dan Biro Umum
sebagai bukti telah dilaksanakannya Pemusnahan Arsip. 2) Dalam penyampaian laporan tersebut agar dilampirkan seluruh dokumen yang tercipta
selama proses pelaksanaan kegiatan dari awal hingga akhir.
3) Menyimpan seluruh dokumen yang tercipta dari hasil pemusnahan menjadi arsip vital
Poltekkes Kemenkes Denpasar.

Rencana Tindak Lanjut Kegiatan Penilaian Arsip Usul Musnah :
1) Panitia penilai membuat notula dari hasil rapat penilaian arsip usul musnah pada Poltekkes Kemenkes Denpasar.
2) Panitia penilai membuat surat pertimbangan yang ditandatangani oleh seluruh tim penilai arsip usul musnah Poltekkes.
3) Unit kearsipan III Poltekkes Kemenkes Denpasar akan membuat surat kepada Sekretaris Direktorat
Jenderal Tenaga Kesehatan Kemenkes perihal permohonan persetujuan pemusnahan arsip untuk diteruskan
ke Biro Umum Setjen Kemenkes dan Arsip Nasional RI paling lambat tanggal 29 November 2024.

Rencana Tindak Lanjut Kegiatan Sosialisasi Akreditasi Kearsipan :
1) Membuat time line pelaksanaan akreditasi kearsipan dari mulai persiapan, pelaksanaan sampai monitoring dan evaluasi
2) Persiapkan secara matang penyusunan kebijakan kearsipan
3) Lakukan penilaian mandiri pengisian instrumen kearsipan, untuk mengetahui kekurangannya dimana saja,
sehingga dapat dilakukan perbaikan atas kekurangan tersebut
4) Siapkan anggaran pelaksanaan akreditasi kearsipan sesuai ketentuan untuk penyetoran PNBP yaitu Rp. 30.700.000,
ditambah dengan biaya kegiatan visitasi lapangan tim asesor ANRI.
5) Segera diklatkan Kasubbag ADUM dan SDM kearsipan yang belum melaksanakan diklat kearsipan.
6) Lakukan inovasi kearsipan, misalnya Inovasi pembuatan laporan penelitian dan pengabdian masyarakan secara elektronik
sebagai upaya penyelamatan arsip bernilai guna tinggi yang merupakan core business Poltekkes Kemenkes Denpasar.
Dapat dianggap Inovasi karena belum ada Poltekkes yang melaksanakan hal tersebut,
dan tentunya dapat dijadikan percontohan bagi Poltekkes lain.
7) Segera lakukan pendaftaran permohonan pelaksanaan akreditasi kearsipan,
ke Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI, karena memerlukan waktu yang cukup lama dan
ANRI akan menentukan skala prioritas satker yang sudah siap untuk di akreditasi.