Arahan Kepala Kepala Biro Umum (Muhammad Adiwibowo Soedarmo, S.T, M.HAN):
1. Surat masuk melalui satu pintu sehingga memudahkan pelacakannya ketika dibutuhkan,
serta mengefisienkan waktu.
2. Biro Umum telah melakukan evaluasi tahun 2024 dan ada kendala-kendala yang masih
ditemui, yakni:
a. tim persuratan Biro Umum belum memiliki kontak/PIC di Uker bila akan mengetahui
tindak lanjut surat masuk.
b. Tim persuratan belum memiliki daftar email bila ada surat masuk melalui email.
c. Surat masuk lambat diambil
d. Belum ada SOP yang jelas untuk pengelolaan surat masuk.
3. Biro Umum mengundang hari ini untuk membahas kendala tersebut untuk mendapat
masukan.
Paparan Pengelolaan Surat Masuk Kemenkes oleh Arsiparis Ahli Pertama (Adam Galih):
1. Surat masuk melalui satu pintu, untuk kantor pusat melalui UK Kementerian cq: Biro Umum.
Untuk email harus dibahas kembali.
2. Surat masuk yang diterima: naskah dinas, dokumen penawaran, dan dokumen
pertanggungjawaban. Yang ditolak: belanja online dan paket makanan.
3. Penerimaan melalui ekspedisi, penerimaan perlu dicek kembali tujuan dan sifat surat (misal
surat dari KPK, Kepolisian, dsb).
4. Jadwal pengiriman surat masuk ke MK, Wamenkes, SAM/SKM dilakukan 4 kali satu hari,
sedangkan untuk Biro/Pusat setiap hari sebelum istirahat (pukul 10 sd 11, max 15 WIB)
kecuali surat-surat yang segera sifatnya.
5. Surat masuk soft file: via SRIKANDI, dampaknya naskah fisik berkurang.
6. Surat masuk berupa email via email persuratankemkes. Khusus MK, Wamenkes, SAM,
SKM, Sesjen tetap harus dicetak. Ke depan, setiap uker agar menginfokan alamat emailnya.
7. Untuk Contact Person diminta dalam bentuk ekstension, dan alamat email untuk meneruskan
email surat masuk.
Paparan Arsiparis Ahli Madya Biro Umum (Rosa Jaya):
1. Ada beberapa kendala:
a. Biro Umum kesulitan untuk menginformasikan tindak lanjut surat masuk kepada
pengirim surat.
b. Ada pengirim surat tidak mencantumkan kode rahasia. c. Khusus surat yang ditujukan ke “Kementerian Kesehatan” sesuai ketentuan akan
dikirimkan ke Sekretaris Jenderal.
d. Untuk penandatangan eselon 2 mengikuti nomenklatur yang lama, karena belum
dilantik, untuk eselon 1 sudah menggunakan nomenklatur baru karena sudah dilantik
e. Surat rahasia -> pemberkasan dilakukan dengan tata cara surat rahasia, surat
tersebut tidak boleh dibuka dan disampaikan langsung kepada tujuan surat.
2. Disposisi dari sekjen berupa buku yang tidak dapat discan makan dikirim secara manual
3. TU menkes hanya memiliki 2 petugas penerima surat dan surat masuk yang diterima tidak
hanya dari luar tetapi juga via email.
4. Rata-rata unor belum memiliki ekstension (tlp) untuk petugas yang menangani persuratan
(surat masuk dari loket)
5. Untuk persuratan harus memiliki SOP surat masuk, agar siapapun yang diminta bertugas
dapat mengetahui alur surat masuk tanpa kesulitan.
Proses penerimaan surat di Ditjen SDMK:
1. Diterima oleh loket lantai 1 diitjen sdmk (ruang loket jadi satu dengan ruang arsip)
2. Surat yang diterima naskah dinas (dr luar) -> scan dan upload di srikandi
3. Naskah dinas sepert buku dan laporan keuangan yang tebal diinput menggunakan excel tidak
menggunakan TNDE
Kesimpulan dan tindaklanjut
1. Biro Umum akan menerbitkan surat edaran, SOP dan melakukan tindak lanjut dari rapat
pengelolaan surat masuk di Lingkungan Kemenkes
2. Nomenklatur eselon 2, menunggu sampai pelantikan eselon 2.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar